Das 1956 gegründete Familienunternehmen Domnick & Müller aus dem hessischen Friedrichsdorf ist einer der führenden Händler der Gabelstaplerbranche in Deutschland.
Mehr als 50 Mitarbeiter kümmern sich in den Bereichen Neu- und Gebrauchtverkauf, Reparaturwerkstatt, Ersatzteilgeschäft und Vermietung um herausragenden Kundendienst.
Wir haben uns mit Jonas Müller, Prokurist und Gesellschafter, zu einem Interview getroffen und uns über den Umstieg auf die Warenwirtschaft Arista unterhalten …
C.O.S Software GmbH: „Sie haben bereits früher Erfahrungen mit einer anderen Warenwirtschaft sammeln können. Welche Gründe haben Sie zu einem Wechsel bewogen bzw. was hat Ihnen an der alten Lösung gefehlt?“
Jonas Müller: „Die alte Warenwirtschaft war in die Jahre gekommen und wurde nicht mehr weiterentwickelt. Es haben aber auch für uns mittlerweile essentielle Dinge wie Schnittstellen zu Onlineshops, Anbindung an Hersteller und Lieferanten sowie die Möglichkeit zum Datenimport gefehlt.
Die Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen war eher schwierig und letztendlich war die Anzahl notwendiger Kompromisse einfach zu groß und wir wollten diese nicht mehr eingehen.
Mit der Umstrukturierung in der Geschäftsführung war dann die Bereitschaft da, das recht umfangreiche Thema Warenwirtschaft anzugehen und wir haben damit begonnen, uns nach einer passenden Lösung umzuschauen.“
C.O.S.: „Welche Themen sollte eine neue Software im Unternehmen lösen bzw. komfortabler machen?“
Jonas Müller: „Grundsätzlich sollte die neue Warenwirtschaft das Tagesgeschäft vereinfachen. Das beginnt beim Einspielen von Preislisten der Hersteller, so dass Artikel immer aktuell sind und nicht jeden Monat aufwändig und händisch gepflegt werden müssen. Mit der Übersicht der Bestände wissen wir, was bestellt werden muss – die Warenwirtschaft macht dann sogar entsprechende Bestellvorschläge. Das erleichtert den Alltag enorm, genau wie die einfache Auftragsverwaltung mit dem Status von Aufträgen – von offenen Angeboten bis hin zur Rechnungsstellung.“
“Wir haben von Anfang an die Philosophie verfolgt, dass wir unsere Prozesse an die der Software anpassen. Das hat vieles erleichtert und uns dabei gleichzeitig ermöglicht, unsere vorhandenen Abläufe auf den Prüfstand zu stellen.”
Jonas MüllerGeschäftsführer Domnick & Müller, Friedrichsdorf
C.O.S.: „Wie lief die Integration der Software ins Unternehmen?
Konnten Sie Ihre ‚alten‘ Daten behalten bzw. wie lief die Konvertierung der Daten aus dem bisherigen System?“
Jonas Müller: „Wir haben von Anfang an die Philosophie verfolgt, dass wir unsere Prozesse an die der Software anpassen. Das hat vieles erleichtert und uns dabei gleichzeitig ermöglicht, unsere vorhandenen Abläufe auf den Prüfstand zu stellen.
Unseren alten Datenbestand konnten wir übernehmen. Am schwierigsten dabei war es, die Daten aus dem alten System zu bekommen. Das ging soweit, dass wir uns gedanklich schon damit beschäftigten, die Daten händisch umzuschreiben, was sehr viel Aufwand bedeutet hätte. Zum Glück haben wir aber eine Lösung gefunden.
Gleichzeitig war das aber auch die Gelegenheit, alte und nicht mehr benötigte Datenbestände auszusortieren bzw. zu aktualisieren. So hatten wir vorher z.B. mehrfach identische Artikelnummern im System, was zu Problemen geführt hat.
Mit Daten auf einem aktuellen und für unser Unternehmen passenden Standard können wir nun effizienter und auch flexibler arbeiten.
Mittlerweile nutzen wir die Arista seit 2 Jahren sehr umfänglich und tief.
Die C.O.S. und unser Unternehmen haben ein sehr gutes Verhältnis zueinander. Anregungen kommen an, die Zusammenarbeit macht Spaß. Es funktioniert einfach.“
C.O.S.: „Wie wurden die Mitarbeiter mitgenommen und wie ist deren bisherige Rückmeldung?“
Jonas Müller: „Eine enge Begleitung war uns von Anfang an sehr wichtig. Unsere persönliche Kundenbetreuerin der C.O.S. hat deshalb mit allen Mitarbeitern eine umfangreiche Grundschulung bei uns im Haus durchgeführt.
Wir wollten von Anfang an keine parallele Nutzung unterschiedlicher Systeme, daher haben wir einen Stichtag für die eigentliche Umstellung festgelegt und kommuniziert. An diesem Tag wurde das alte System abgeschaltet und die neue Warenwirtschaft betriebsweit gestartet.
Im Anschluss wurde ca. 3 Monate in kleinen Gruppen speziell für die Anforderungen verschiedener Abteilung und Prozesse geschult. Die Mitarbeiter haben während dieser Zeit bereits mit der Arista gearbeitet und konnten das erworbene Wissen praktisch anwenden. Gleichzeitig stand ein Testsystem bereit, in dem ausprobiert und experimentiert werden konnte. Das brachte sehr viel Sicherheit, auch in Kombination mit der Nutzung der C.O.S. Online Akademie.
Im kompletten ersten Jahr haben wir dann im Betrieb regelmäßige Termine mit verschiedenen Themenschwerpunkten und Raum für Fragen zur Software angeboten.
Als interne Ansprechpartner stehen 4 Mitarbeiter zur Verfügung, die sehr viel intensiver ausgebildet wurden, als es das Tagesgeschäft erfordern würde. An diese Kollegen kann sich jeder im Unternehmen wenden, um auftretende Fragen zu klären. Diese 4 stehen auch in engem Kontakt und direktem Austausch mit der C.O.S.
Heute liegen wir weit vor unserem ursprünglich für die Einführung angedachten Zeitplan und sind sehr erfreut, dass wir in recht kurzer Zeit nicht nur die relevanten Themen bereits abgeschlossen haben, sondern auch schon so viel mehr nutzen, als wir uns ursprünglich erst zu einem sehr viel späteren Zeitpunkt erhofft hatten.“
“Heute liegen wir weit vor unserem ursprünglich für die Einführung angedachten Zeitplan und sind sehr erfreut, dass wir in recht kurzer Zeit nicht nur die relevanten Themen bereits abgeschlossen haben, sondern auch schon so viel mehr nutzen, als wir uns ursprünglich erst zu einem sehr viel späteren Zeitpunkt erhofft hatten.”
Jonas MüllerGeschäftsführer Domnick & Müller, Friedrichsdorf
C.O.S.: „Sie haben mehrere Schnittstellen zu Herstellern und Lieferanten im Einsatz. Können Sie kurz erklären, welche genutzt werden?“
Jonas Müller: „Intensiv nutzen wir die Preislisten unserer Hersteller, in unserem Fall hauptsächlich Manitou. Das ist ein riesiger Vorteil, denn diese Liste enthält unfassbar viele Artikel und durch den Preisdatendienst ersparen wir uns jegliche händische Aktualisierung und Nacharbeit. In Zukunft möchten wir gerne noch die Schnittstellen von TVH nutzen.
Zusätzlich ist die Einführung eines Onlineshops geplant. Die sync4-Schnittstelle bietet die Möglichkeit, Artikel, deren Beschreibungen, Bestand etc. direkt aus der Arista in den Shop zu übernehmen und aktuell zu halten. Darauf freuen wir uns sehr.
Grundsätzlich ist alles, was die händische Pflege von Daten überflüssig macht, sehr willkommen. Dabei denken wir auch an den Verkauf unserer Maschinen durch die Anbindung der Warenwirtschaft an Automobilportale.“
C.O.S.: „Was hat sich am Ablauf von Bestellung über Wareneingang bis hin zur Buchung und Rechnungsstellung geändert bzw. verbessert?“
Jonas Müller: „Die Prozesse sind heute logischer und einfacher zu handhaben. Wir bestellen aus der Arista heraus. Im Anschluss können wir den Status der Bestellungen verfolgen – was ist geliefert, teilgeliefert, was fehlt ggf. oder muss nachbestellt werden etc.
Früher wurden hier im Haus ganz viele Ordner mit Listen gefüllt. Das war die einzige Möglichkeit, um alles nachzuhalten. Von diesem Papierwust sind wir komplett weg!
Der gesamte Ablauf funktioniert wunderbar über die Warenwirtschaft bis hin zur Einbuchung der Rechnung. Vorher hat das die Finanzbuchhaltung gemacht, heute geschieht das in der Abteilung selbst. Ob eine Rechnung in Ordnung ist und raus kann oder ob z.B. Teile fehlen, wird heute also dort abgehandelt, wo die Leute sind, die es am besten beurteilen können.“
C.O.S.: „Hat sich etwas an den Prozessen in der Lagerwirtschaft geändert und falls ja, könnten Sie das kurz beschreiben?“
Jonas Müller: „Aktuell noch gar nicht so viel. Die Arista kann Bestellvorschläge machen, dafür benötigt sie aber natürlich eine Datengrundlage. Diese ist mittlerweile vorhanden und wir freuen uns darauf, diese Funktion zu nutzen.
Wir haben mehrere Außendienstfahrzeuge. Früher haben wir 2 Tage für das Zählen eines Busses benötigt. Heute geht das in einem halben Tag. Das ist schon sehr gut.“
C.O.S.: „Sie betreiben ein erfolgreiches Vermietungsgeschäft. Wo sehen Sie die Vorteile, die Domnick & Müller mit dem Vermietungstool bekommen hat?“
Jonas Müller: „Wir haben 80 bis 90 Geräte im Mietpark. Diese laufen über das Vermietmodul der Arista, das mit dem Planungskalender einen tollen Überblick bietet, so dass wir einem Kunden im Prinzip schon sofort am Telefon sagen können, welche Maschinen vorrätig sind oder welche sinnvollen Alternativen wir für seine Bedürfnisse anbieten können. Dinge wie eine Übersicht der an den Maschinen vorhandenen Anbauteile machen es für uns einfach.“
C.O.S.: „Mit dem Prüfmodul werden anstehende Prüftermine von Kundenmaschinen automatisch vorgelegt, so dass Kundschaft aktiv darauf hingewiesen werden kann. Wie reagieren Ihre Kunden auf diese Erinnerungen?“
Jonas Müller: „Unsere Kunden sind von Gesetzgeber und Hersteller verpflichtet, ihre Geräte in regelmäßigen Abständen warten zu lassen und die UVV (Unfallvorsorgeuntersuchung) zu machen. Geschieht das nicht, erlischt die Betriebserlaubnis. Viele Hersteller verlangen zudem, dass eine Wartung bei dem Händler gemacht wird, bei dem das Gerät gekauft wurde, denn sonst erlischt die Garantie. Wir können also damit punkten, dass wir das für unsere Kunden nachhalten können und sie bei Fälligkeit proaktiv darauf hinweisen. So müssen sie nicht selbst daran denken.
Wir haben aktuell ca. 600 Prüftermine in der Warenwirtschaft und es kommen stetig neue hinzu. Es wäre wahnsinnig aufwändig, das in irgendeiner anderen Form nachzuhalten. Für uns ist es also eine große Arbeitserleichterung, dass wir solche Termine automatisch von der Arista vorgelegt bekommen. Mit einem Knopfdruck hat man aus dem Termin dann auch direkt einen fertigen Auftrag inkl. notwendiger Teile und Zeitvorgaben, auf Wunsch sogar inkl. Anbauteile, erstellt. Dass man zusätzlich gewünschte Leistungen, Teile etc. einfach an- und abwählen kann, ist ebenfalls sehr praktisch.
Für unsere Kunden ist das mittlerweile Normalität. Ich würde sogar so weit gehen, dass sie einen solchen Service heute ein Stück weit voraussetzen.“
C.O.S.: „Wo liegen Ihrer Meinung nach die größten Vorteile, die Sie seit Einführung der Warenwirtschaft Arista im Unternehmen feststellen können?“
Jonas Müller: „Ich würde sagen, dass einer der Hauptvorteile der offene und freundliche Umgang mit der C.O.S. ist. Das funktioniert reibungslos, macht Spaß und auch die Anwenderberatung ist immer da und hilft gerne. Das läuft alles auf Augenhöhe und sehr gut.“
C.O.S.: „Was sollte ein Unternehmen aus Ihrer Erfahrung heraus bedenken, wenn es auf eine andere Warenwirtschaft umsteigen möchte?“
Jonas Müller: „Man muss sich im Klaren sein, dass ein solches Projekt nicht in einem halben Jahr abgeschlossen ist. Es macht Sinn, Schulungsangebote zu nutzen und so auch den für mich wichtigsten Punkt zu erfüllen, nämlich die Mitarbeiter mitzunehmen und einzubinden. Ein enger Kontakt zum Kundenberater und der gemeinsame Dialog über Arbeitsprozesse, also was tun die Leute und wie arbeiten sie überhaupt, halte ich für essenziell.“
C.O.S.: „Was wünschen Sie sich für die Zukunft von der C.O.S. Software?“
Jonas Müller: „Wir hätten gerne eine Erweiterung der Inventur, so dass Sollbestände nicht mit angezeigt werden. Das ist aber bereits in der Mache und kommt.
Die Möglichkeit, den Warenzugang per Onlinescanner einfach einzulesen, würde uns das Leben ebenfalls leichter machen. Die Arista bietet diese Funktion ja bereits und wir freuen uns darauf, dass auch App und Handscanner das demnächst unterstützen sollen.“
C.O.S.: „Herzlichen Dank für das interessante und freundliche Gespräch. Wir freuen uns sehr, dass Sie sich Zeit für dieses Interview genommen haben.“